Van sidekick naar dagvoorzitter

Robert Daverschot over zijn rol als dagvoorzitter

De meeste eventspecialisten zijn bekend met stemsystemen en andere ondersteunende diensten om interactie tijdens bijeenkomsten te bevorderen. Een van de aanbieders is Sendsteps. Een internationaal bedrijf dat een tool heeft ontwikkeld om direct via smartphones feedback te ontvangen van deelnemers aan een event. Gepokt en gemazeld, dat is zowel het systeem als Robert Daverschot die hier ruim zeven jaar mee heeft gewerkt voor ontzettend veel en verschillende opdrachtgevers. "Met die kennis en ervaring, heb ik sinds vorig jaar de stoute schoenen aangetrokken en ben ik voor mijzelf begonnen en sindsdien te boeken als dagvoorzitter, gespreksleider én sidekick."

Hospitality stroomt door de aderen van Robert Daverschot. Hij rondde het masterprogramma van de Hogere Hotelschool in Den Haag af, waarna hij drie jaar werkte bij Seats2Meet. Vervolgens werkte hij als hotelmanager voor het eerste citizenM hotel op Schiphol Airport om uiteindelijk bij Sendsteps zijn carrière voort te zetten. “De gemene deler is dat ik altijd bezig ben met het neerzetten van eigentijdse ontmoetingen.”

Bij een event waar wordt ingeplugd op de aanwezige kennis en ervaring in de zaal voelt Robert zich thuis: “Ik geloof dat de combinatie van expert knowledge en de ervaring uit de dagelijkse praktijk thema’s meer body geeft.” Robert zet daar nog steeds graag Sendsteps voor in. Sendsteps kan met een tool mensen live laten reageren, al dan niet anoniem. “De tool wordt niet alleen als funfactor gebruikt, maar ook zeker voor het verzamelen van data. Vaak komen eventorganisers er gaandeweg achter dat zij hiermee in feite de mogelijkheid hebben tot een (klein) marktonderzoek. Toch is het jammerlijk dat veel van hen hier niet serieus mee aan de slag gaan en vooral bezig zijn met de voorkant van een bijeenkomst: de uitnodigingen, de aankleding en de sprekers. Zeker zaken van belang, maar het is zonde dat je niet de ervaring van de mensen in de zaal meeneemt tijdens zo’n dag. Juist de combinatie van sprekers en ervaringsdeskundigen (bijvoorbeeld een zaal met 300 dedicated zorgprofessionals tijdens een congres) kan het programma en de output inhoudelijk sterker maken.”

Hoe verwerk je die data dan zo snel tijdens een dergelijke bijeenkomst?
“Als sidekick ontving ik de content van het publiek en vertegenwoordigde ik als zodanig hun stem. Zo heb ik door de jaren heen met heel wat goede en professionele dagvoorzitters samengewerkt zoals Jort Kelder, Frits Barend, Astrid Joosten en Humberto Tan. Van hen leerde ik zo steeds meer de fijne kneepjes van het vak. Maar ik werkte ook wel eens dat ik wat kritischer was naar bepaalde dagvoorzitters en dacht 'laat mij het maar doen' .”
Zo ontstond bij Robert de wens om zaken vanuit een inhoudelijke kant te benaderen, juist vanwege de relevante informatie uit het publiek. “Ik belandde steeds vaker op het podium. En als ik het dan zo goed denk te weten, laat ik het dan ook maar eens echt doen, was mijn gedachte. Afgelopen zomer heb ik de zijwieltjes eraf gehaald en ik ben superblij met die keuze”

Je bent in te huren als dagvoorzitter, maar wat houdt die rol precies in volgens jou?
“De evenementenbranche is goed in het neerzetten van mooie gepolijste verhalen, een bepaald imago creëren. Daar is niet per sé iets mis mee, maar ik vergelijk een evenement graag met een date. Van tevoren bedenk je wat je aandoet, waar je de nadruk op wilt leggen, maar gaandeweg ervaar je dat het altijd anders loopt; vooral omdat je ook met iemand anders en een andere setting te maken hebt. Dat geldt ook voor events, en al helemaal als je het publiek erbij betrekt. Als je dat als event organiser meer durft te laten ontstaan maak je een bijeenkomst of congres verrassend en zelfs een beetje spannend voor iedereen. Natuurlijk zijn er ook evenementen waar vooral veel ‘aan elkaar gepraat’ moet worden; daar zijn genoeg mensen goed in. Wil je echt met een bepaald thema aan de slag en de bijeenkomst inhoudelijk maken, dan helpt het om zorgvuldig een dagvoorzitter of gespreksleider te kiezen.

Hoe bereid jij je voor op een dergelijk programma?
“Allereest maak ik altijd graag wat uitgebreider kennis met de organisatie, zonder direct in de operatie, of erger, in het draaiboek te duiken. Ik stel dan vragen over de organisatie; wat doen jullie precies en waarom op die manier? Zo krijg ik een beter gevoel bij het bedrijf, begrijp ik beter waar de spanningsvelden en uitdagingen zitten. Aan het neerzetten van het mooie plaatje help ik graag mee, maar het is ook goed om te weten welke zaken simpelweg nog niet zo lekker lopen.”

Wat maakt jouw rol als dagvoorzitter anders dan die van andere?
“Ik zoek graag de rafelrandjes op, of dat nu tijdens een panelgesprek of tijdens een vol congresprogramma is. Juist door techniek waarmee het publiek anoniem reacties kan insturen, kan ik vele malen sneller tot de kern komen. Ik houd niet van al te sociaal wenselijke antwoorden maar zoek altijd een mooi spanningsveld op. Als je het hebt over innoveren - wat veel bijeenkomsten als doel hebben - kan dat pas als je het spanningsveld in beeld kunt brengen en een beetje voelbaar kunt maken. Dat miste ik veel bij events. En nee, ik hoef nu ook weer niet het enfant terrible te zijn op het podium. Juist door rust uit te stralen naar de sprekers en de zaal, niet betweterig over te komen, hebben mensen ook het vertrouwen om eerlijk hun verhaal te delen. Destijds als hotel manager, maar nu ook weer als dagvoorzitter, merk ik dat mensen bij mij vaak de ruimte ervaren om hun verhalen te vertellen. Mooi toch?” 
 
Wat doe je met die soms ongemakkelijke Q&A’s die niet op gang komen?
“Technologie werkt hier ultiem bij! En de mogelijkheid om anoniem vragen te stellen ook. Tijdens paneldiscussies krijg ik bijvoorbeeld al reacties op mijn tablet. Zodra de gastspreker klaar is met zijn of haar verhaal kan ik al met die eerste content aan de slag, zonder per sé iemand uit het publiek in de spotlights te zetten. Terwijl ik de eerste vragen uit het publiek aanhaal worden mensen weer wat actiever in hun hoofd, gaan ze wat dichter bij zichzelf te rade en komen er weer meer reacties los. Sommige doelgroepen gaan helemaal los wanneer je hen een digitaal platform biedt, anderen hebben iets meer tijd nodig. Het helpt dan om hen een vraag te stellen. Ook vind ik het fijn als er wat lucht in een programma zit; liever een spreker minder zodat we langer de tijd voor een Q&A hebben – dat is meestal een actiever onderdeel voor de deelnemers en een leuk moment voor spreker én publiek.”
 
De houding van het publiek kan ook bepalend zijn voor de sfeer; bijvoorbeeld mensen die het zich laten aanleunen, of juist heel kritisch zijn. Hoe ga je daarmee om?
“Een zaalopstelling kan al veel doen in deze. Ik loop graag even door de zaal voordat het event van start gaat. Wanneer mogelijk veranderen we dan nog wel eens de opzet. Het moet goed voelen. Vanaf een podium kijkt de spreker letterlijk vanuit de hoogte op het publiek neer. In de psychologie noem je dat ook wel het ouder-kind model of -effect. Per definitie en haast onbewust kunnen aanwezigen dan een gesloten houding aannemen. Hier zijn veel manieren voor om dit te voorkomen. Ook daarin adviseer ik opdrachtgevers graag.”

Door: Barbara van Baarsel

SAFE ROOM AMSTERDAM
Robert Daverschot zit niet stil; naast zijn functie als dagvoorzitter heeft hij samen met creatief eventprofessional Paul Bransz een nieuw label gelanceerd: Safe Room Amsterdam. Dit jaar staan vier edities gepland in de hoofdstad. Bijeenkomsten waarin actuele thema’s waar een taboe op rust uitvoerig besproken worden. “Spannende onderwerpen waar mensen – stiekem – graag over mee willen praten. Zoals het thema ‘eenzaamheid onder ZZP’ers’. Doe je eindelijk wat je leuk vindt, mis je na vijf weken je collega’s. Een steeds groter wordend probleem, wat in Engeland zelfs al een term heeft: Lonely Freelancer Syndrome.” Op 27 maart a.s. vindt deze Safe Room Amsterdam plaats in TOON van 20.00 tot 22.15 uur. Met input van o.a. Spaces, The Student Hotel en Kamer van Koophandel. Samen met Lisa Peeters is Robert Daverschot dagvoorzitter. Omdat het steeds onderwerpen zijn waar men niet direct openlijk over mee praat, wordt Sendsteps gebruikt ter bevordering van de interactie. Ook hier komt het verlangen van Robert naar authentieke gesprekken naar voren. “Ik zie zoveel prachtige evenementen, maar ik had behoefte om daarnaast een serie van events neer te zeten waarbij je nou eens echt tot de kern kan komen. Paul en ik hebben onze interesse voor sociaal maatschappelijke thema’s gemeen, in relatie tot evenementen. Paul is een enorme creatieve vogel en door onze krachten en netwerken te bundelen gaan we iets moois neerzetten!”

---