Je kunt verschillende redenen hebben om een evenement te organiseren. Misschien wil je graag in contact komen met je doelgroep, wil je bepaalde informatie overdragen of wil je ervoor zorgen dat jouw doelgroep in contact komt met elkaar. Wat de reden ook mag zijn: om ervoor te zorgen dat jouw evenement een succes wordt, is het van belang dat je een goed en boeiend programma samenstelt. In deze blog geeft het NBC Congrescentrum je vier tips om het perfecte eventprogramma samen te stellen.
Tip 1: maak het programma niet te vol
De belangrijkste vuistregel is dat je het programma niet te vol moet maken. Kwaliteit gaat bij een evenement echt boven kwantiteit. Zo kun je bijvoorbeeld met heel veel verschillende subsessies je doel van informatieoverdracht volledig voorbij schieten. Mensen kunnen namelijk maar een bepaalde hoeveelheid informatie per dag opnemen en verwerken. Daarnaast vinden gasten het altijd fijn om met andere gasten te kunnen netwerken. Geef ze hier dan ook de ruimte voor. Plan dus niet teveel subsessierondes (tussen de twee en vier rondes) en voldoende pauzetijd in de ochtend, middag en namiddag.
Tip 2: verlies je doelstelling(en) en doelgroep niet uit het oog
Voordat je met al je creatieve ideeën aan de slag kunt gaan, moet je eerst voor jezelf op papier zetten wat je doelstellingen en eventuele subdoelstellingen voor het evenement zijn. Wat wil je precies gaan bereiken? Omschrijf dit zo nauwkeurig mogelijk, want ieder programmaonderdeel moet hieraan gaan bijdragen.
Tegelijkertijd stel je de doelgroep vast. Op wie is het evenement gericht en wie wil je aanspreken? Elk programmaonderdeel zal getoetst moeten worden op je doelgroep door jezelf de simpele vraag te stellen: vindt de doelgroep dit interessant en zit de doelgroep erop te wachten?
Tip 3: open de dag met een ijzersterke plenaire opening
Begin het evenement met een plenaire opening onder leiding van een energieke dagvoorzitter of spreker. De beste plenaire openingen zijn niet te lang omdat de aandacht van de gasten simpelweg verslapt. De ideale lengte is ongeveer een uur.
De plenaire opening is de uitgelezen kans om de gasten nogmaals te vertellen waarom ze er zijn, wat het doel is van het event en wat ze allemaal kunnen verwachten. Tijdens dit programmaonderdeel zet je de toon voor de rest van de dag en die moet natuurlijk meteen goed zijn. Wees daarom niet bang om tijdens de opening direct goed uit te pakken. Een spectaculaire opening in een evenementenhal met een toffe projectieshow en dansers, gevolgd door een geweldige keynote van een bekende spreker, drukt zeker weten een energieke stempel op de dag.
Tip 4: sluit de dag gezamenlijk af
Een must in ieder goed programma is de plenaire afsluiting. Net zoals je gezamenlijk de dag begint, is het voor gasten fijn als de dag ook samen wordt afgesloten. Zo kun je samen terugblikken op wat er allemaal op het evenement is behandeld en hebben de gasten echt het gevoel erbij betrokken te zijn geweest. Sluit het dagprogramma rond een uur of vier af en liever niet later. Door ook hier een ijzersterke spreker in te plannen, zorg je ervoor dat gasten niet vroegtijdig weggaan. Ze willen tenslotte het verhaal van die ene spreker nog horen. Daarmee vergroot je eveneens de kans dat gasten blijven hangen voor de (netwerk)borrel. De plenaire afsluiting is gebruikelijk niet langer dan een uur.
Wil je nog meer informatie over het samenstellen van het perfecte programma? Download dan de whitepaper ‘Het perfecte eventprogramma’ van het NBC Congrescentrum. In deze whitepaper vertelt het NBC Congrescentrum alles over welke elementen het perfecte programma moet bevatten en waar je allemaal op moet letten.
Tekst: NBC Congrescentrum