Events hebben geen doelstelling. Events hebben stakeholders en díe hebben doelstellingen.
Elke euro die je uitgeeft aan een event zonder vooraf doelen te stellen, is weggegooid geld.
Als je de verkeerde antwoorden krijgt bij evaluatie, heb je hoogstwaarschijnlijk niet de juiste vragen gesteld
Deze en nog veel meer prikkelende uitspraken deed event-evaluatie-expert Nico Meyer (MeetingMonitor) tijdens het seminar Evalueren van Events, georganiseerd door het Genootschap voor Eventmanagers op 10 december jl. Plaats van handeling: het Event Centre Vinkeveen. Op deze mooie plek werden de ruim 90(!) deelnemers aan het seminar stapsgewijs langs alle onderdelen van een geslaagde event-evaluatie geleid. Begin op tijd! Event-evaluatie geeft inzicht in de waarde die je aan je event mag hechten. En dat is belangrijk, want daarmee kun je anderen ervan overtuigen dat events een ijzersterk instrument zijn in de marcom-mix. Dan moet dat evalueren natuurlijk wel op de juiste manier gebeuren. Tijdens het seminar maakte Nico Meyer duidelijk dat de evaluatie integraal onderdeel is – of in elk geval moet zijn – van het totale event. Want de basis voor een geslaagd event, zo betoogde Nico, begint met doelen bepalen en het eventdesign daarop afstemmen en eindigt met de resultaten inzichtelijk en bruikbaar maken. Een uitspraak waarin tegelijk de allerbelangrijkste boodschap van deze sessie besloten zat: begin op tijd!
Wat zijn EPI’s? Door de grote toeloop op het seminar en de wens om alle persoonlijke vooraf geregistreerde vragen van de deelnemers te beantwoorden, was gekozen voor een rondgang langs alle onderdelen die bij meten en evalueren komen kijken. Waarom evalueer je, wat meet je dan precies, wanneer ga je meten en hoe? Wat zijn Event Prestatie Indicatoren (EPI’s), hoe kun je het beste je vragen formuleren en je vragenlijst opbouwen, hoe zorg je dat je de juiste antwoorden krijgt en welke mogelijkheden zijn er om je respons te verhogen? Nico Meyer verzorgde in hoog tempo de basisinformatie over deze en nog veel meer onderwerpen, terwijl hij en passant ook vragen uit de zaal beantwoordde en inging op de vragen die deelnemers al bij hun registratie hadden kunnen stellen. Wat overigens een illustratief voorbeeld was van een ‘pre-event survey’, waarmee je zowel verwachtingen en wensen kunt inventariseren als suggesties voor de inhoud kunt verzamelen én een nulmeting kunt doen van het kennisniveau voorafgaand aan het event.
Re-invent your inner child “De evaluatie is een belangrijke fase bij een event,” zo sprak Dirk Prijs bij aanvang van de bijeenkomst, “misschien niet altijd de leukste klus, maar wel een mooie opstap naar het bepalen van de ROI van je event.” Nico Meyer haakte daar aan het eind van zijn presentatie nogmaals op in. Ja, een event goed evalueren kan best een lastige klus zijn, het is in elk geval iets waar je je echt in moet verdiepen en waar je zeker ook op tijd – ver vóór het event – al mee moet beginnen. Maar het is altijd de moeite waard om te doen, omdat je ermee kunt aantonen wat jouw organisatie allemaal kan bereiken met een event. Voor Dirk en alle anderen die misschien zo nu en dan aanhikken tegen het werk dat een gedegen event-evaluatie met zich meebrengt had hij nog een mooie tip ter afsluiting: “Re-invent your inner child! Als kind vond je alles spannend, vroeg je bij alles naar het waarom. Door dat nu ook te doen, kom je steeds dichter bij waar het om gaat. Wat moeten we meten en waarom moeten we dat weten?” Een uitgebreid verslag van het seminar ontvangen alle leden van het Genootschap per e-mail. De foto's van de middag zijn te bewonderen op onze Facebook-pagina.
Tekst: Carla van Elst