Stel je het ongemak voor van een interne spreker. Die dé expert is op zijn of haar vakgebied, maar zijn verhaal nooit goed over het voetlicht krijgt. Hoe kan een eventmanager deze nerveuze spreker toch comfortabel op het podium krijgen?
Die vraag gaf het Genootschap voor Eventmanagers mee aan Happy Good Talk, de ‘public speaking training agency’, als uitgangspunt voor een trainingssessie op 28 oktober jl. Trainer Puck van Doorn bracht om te beginnen de 34 aanwezige GvE-leden zélf in een ongemakkelijke situatie, om ze daarna te laten ervaren dat zo’n situatie anders aanvoelt als je ontspannen bent en goed in je vel zit. In de trainingssessie liet zij zien hoe een eventmanager kan zorgen dat een gespannen interne spreker op drie niveaus comfortabel wordt: met zichzelf als spreker, met het publiek en met de inhoud van zijn/haar presentatie.
Wisselwerking spreker – publiek
Een presentatie houden voor een zaal met toehoorders betekent: heel zichtbaar zijn en dus heel kwetsbaar. “Dat vinden veel sprekers spannend en een normaal-menselijk reactie is dat ze die spanning proberen te verbergen. Denk aan sprekers die zich ‘opblazen’: heel druk doen en grappen maken. Of het omgekeerde: een spreker die zich ‘klein’ maakt op het podium.”
Beide vormen van sprekersgedrag doen iets met de zaal. Want de energie die een spreker op een podium uitstraalt, heeft invloed op het publiek: zorgt voor een bepaald gevoel in de zaal en daardoor voor een bepaald gedrag. Dat gedrag is uiteraard weer van invloed op de spreker. Illustratie 1 brengt die wisselwerking in beeld.
Welke energie straal je uit?
Eventmanagers moeten zich realiseren dat zij zelf ook het gevoel en gedrag van een spreker kunnen beïnvloeden. Zij zijn immers de laatste persoon die een spreker ziet vóór hij/zij op moet en ook weer de eerste die de spreker ziet bij het verlaten van het podium. Met de energie die zij zelf uitstralen kunnen zij een nerveuze spreker helpen rustig te worden. De eerste tip van Puck: zorg dat je zelf ontspannen bent en rust uitstraalt, dat heeft automatisch invloed op het gevoel en gedrag van de spreker. Voel je geaard, haal rustig adem vanuit je buik, wees jezelf in de situatie. Daarmee nodig je de ander uit om ook te ontspannen. “Dit gaat puur over energie, nog niet eens over wat je in praktische zin allemaal kunt regelen om de spreker op zijn/haar gemak te stellen.”
Zeg het in één zin
Hoe word je als spreker comfortabel met de inhoud van je presentatie? En hoe kun je als eventmanager de spreker daarbij helpen? Door – tweede tip van Puck – samen vast te stellen wat de kernboodschap van de presentatie moet zijn, uitgedrukt in één kernachtige en concrete zin.
Rekening houdend met de korte aandachtspanne van mensen is het echt aan te bevelen om het bij een presentatie te houden bij die ene kernboodschap. Alles wat in de presentatie aan de orde komt, moet bijdragen aan die kernboodschap. Wat daar niet aan bijdraagt: rigoureus schrappen! En let op: de kernboodschap is iets anders dan het doel van de presentatie.
Verder kun je samen de opbouw van de presentatie bespreken. Ga uit van een verhaalopbouw in vieren – opening, midden, einde, afloop/toekomst – én een spanningsopbouw daarin; zie illustratie 2. “Vraag de spreker om elk verhaalonderdeel samen te vatten in één zin, die moet passen op een post-it. De vier zinnen vormen het basisverhaal.”
Praktische tips & tricks
Het laatste deel van de trainingssessie was gericht op het uitwisselen van tips & tricks. Iedere eventmanager heeft ervaring met het begeleiden van (interne en externe) sprekers. Wat doen zij in praktische zin om hun spreker zo comfortabel mogelijk op dat podium te krijgen? De inventarisatie leverde een enorme lijst van actiepunten op, die geordend kunnen worden naar: technische aandachtspunten, facilitaire zaken, tijdbewaking. De verzameling praktische actiepunten bood de aanwezige eventmanagers voldoende munitie om bij hun volgende evenement de derde laatste tip van Puck – risico’s elimineren en spreker volledig ontzorgen – te kunnen uitvoeren.
De 3 tips van Puck
Als jij relaxed bent als eventmanager, straalt dat af op je (zenuwachtige) spreker.
Zorg dat de spreker de kern van zijn verhaal in één zin kan samenvatten.
Elimineer risico’s en zorg dat je op praktisch gebied de spreker volledig en tot in detail ontzorgt.
Tekst: Carla van Elst Fotografie: Jeancarlo Nunes dos Anjos