Wat steek je eigenlijk op van De Slimste Event Professional? Editie 2019 omvatte 36 vragen en dan tellen we de test- en ludieke vragen ook mee. Zo heel veel nieuwe feitenkennis kun je daar niet in kwijt, dus de vraag naar het kennisgehalte van de quiz is wel op zijn plaats. Wat zijn de echte learnings van deze populaire gezamenlijke ledenbijeenkomst?
“Wat je vooral leert, is welke onderwerpen je als eventprofessional goed in de gaten moet houden. Daarnaast krijg je informatie over enkele nieuwste ontwikkelingen bij die onderwerpen, in de vorm van vraag-antwoord. In die zin zal de quiz voor veel deelnemers vooral een signalerende functie hebben: ‘hé, dat wist ik niet’ of ‘nou, daar moet ik me toch nog eens in verdiepen’.” Dat zei Nico Meyer (MeetingMonitor) desgevraagd voorafgaand aan de quiz. Hij was een van de zes experts die betrokken waren bij de samenstelling van de quizvragen en die waar nodig toelichtingen gaven bij de antwoorden.
Eén rode draad In de learnings van De Slimste 2019 was één absolute rode draad te herkennen: begin ruim op tijd met nadenken over waaróm je het event doet, wat je gaat doen en welke afspraken daarover gemaakt moeten worden met welke partijen. En leg gemaakte afspraken vast! Dit geldt uiteraard voor zaken als veiligheid, verzekeringen en allerlei juridische kwesties rond aansprakelijkheid. Maar het vooraf goed nadenken speelt ook een grote rol bij de marketing voor en de evaluatie na een event.
Een open deur? Was het maar waar; de experts schudden de voorbeelden waarbij niet vooraf werd nagedacht – en de zaken bijna, een beetje of helemaal misliepen – moeiteloos uit hun mouw. Ook het foutenpercentage bij sommige vragen maakte duidelijk dat het bepaald geen open deuren betrof. Anderzijds toonden de experts zich na afloop onder de indruk van wat de eventprofessionals allemaal wél weten van al die onderwerpen. Vooral ook omdat zij als expert ervan overtuigd zijn dat veel van de bevraagde kennis (nog) geen onderdeel is van de reguliere lesstof in eventopleidingen.
Vraag- en antwoordblok 1: Juridische kennis Expert-van-dienst bij dit onderdeel was Joël Dolmans, advocaat bij Van As Advocaten. Hij had zijn quizvragen gegroepeerd rondom een recente evenement-rel: het uit de hand gelopen vreugdevuur in Scheveningen tijdens oud en nieuw. Struikelblok bleek de vraag over de vergunning-situatie rondom dit event. Was er geen evenementenvergunning afgegeven, of een verkeerde evenementenvergunning, of werd de vergunning gewoon niet nageleefd? Slechts 14% wist het juiste antwoord: er was inderdaad geen evenementenvergunning, namelijk wel eentje voor het evenement rondom het vreugdevuur maar geen vergunning voor het vreugdevuur zelf. Een belangrijk nuance, aldus Joël Dolmans, want daar zit precies het probleem bij de juridische nasleep. Er worden elk jaar afspraken gemaakt over het vreugdevuur, tussen de gemeente en de organisator/bouwers, maar deze zijn nooit vastgelegd in een evenementenvergunning. “Daarom kan er nu discussie ontstaan over welke partijen bestuursrechtelijk en civielrechtelijk aansprakelijk zijn.”
Vraag- en antwoordblok 2: Locaties Ronnie Witjes is eigenaar van High Profile Locaties, het platform dat zakelijke opdrachtgevers helpt bij het vinden van de juiste eventlocatie. Hij testte de locatiekennis van de aanwezigen met vragen als: hoeveel hotels openden in 2018 in Amsterdam (antwoord: 16) en welke hotels werken volledig circulair? Ronnie Witjes complimenteerde de 50% aanwezigen die wisten dat het Amsterdamse Conscious Hotel Westerpark wél duurzaam is – bijvoorbeeld volledig elektrisch – maar niet circulair. “Duurzaamheid speelt al veel langer, is eigenlijk min of meer de standaard geworden. Circulair is iets anders, is extremer; het betekent dat je werkt met gesloten kringlopen en geen afval creëert. Die filosofie voer je helemaal door, óók in je catering. Dat betekent dat ook een opdrachtgever concessies zal moeten doen: niet alle voedsel is altijd voorradig, je zult het moeten doen met wat er is.”
Vraag- en antwoordblok 3: Verzekeringen Zoals een verzekeringsexpert betaamt had Michiel Bredius (Klap Verzekeringen) zijn vragen voorzien van zeer uitgebreide en precies geformuleerde antwoordmogelijkheden. De zaal kreunde collectief gepijnigd, maar was desalniettemin in staat om merendeels de juiste antwoorden te geven. Absolute instinker: ‘Waar biedt een cyberverzekering onder andere dekking voor?’. Slechts 14% wist dat boetes onder deze dekking vielen, te weten: kosten voor onderzoek door een toezichthouder, juridische bijstand en bestuurlijke boetes. Logisch dat veel mensen dit fout hadden, oordeelde Michiel Bredius, want boetes kunnen eigenlijk nooit verzekerd worden, de cyberverzekering is de enige verzekering waar dat wél kan. “En dat is maar goed ook, want de boetes bij datalekken kunnen enorm oplopen. Met de cyberverzekering krijg je de beschikking over een cyber risk respons team dat jou begeleidt bij het reduceren van de schade en ervoor zorgt dat je zo snel mogelijk weer up & running bent.”
Vraag- en antwoordblok 4: Evalueren Nico Meyer is expert op het gebied van vergroten van waarde van evenementen. Enerzijds door aan de ‘achterkant’ effecten te meten en zo inzicht te geven in wat het event heeft opgeleverd. Anderzijds door aan de ‘voorkant’ te zorgen voor heldere doelstellingen die vertaalbaar zijn naar de uitvoering van een evenement. In zijn vragenblok zat de grootste eyeopener van de dag: ‘Wat is de schaalverdeling van de Net Promotor Score (NPS)?’. Antwoord: score 0 tot en met 10. Maar liefst 77% had deze vraag fout, de meesten daarvan dachten dat het ‘score 1 t/m 10’ moest zijn. Nee, aldus Nico Meyer, omdat de NPS vraagt naar de mate waarin iemand iets zou willen aanbevelen. “Het wordt duidelijk als je dat vertaalt naar percentages: je moet kunnen kiezen tussen iets volledig níet aanbevelen (0%) tot volledig wél (100%). NPS krijgt dus een 11-puntschaal, maar dat wordt heel vaak fout gedaan. Toch is het belangrijk dat je het instrument op de goede manier inzet, want alleen dan behoud je de vergelijkbaarheid met andere NPS-metingen.”
Vraag- en antwoordblok 5: Marketing Marketingdeskundige Ment Kuiper – onder meer oprichter van de nieuwe Event Business Academy – bracht maar vier, ogenschijnlijk eenvoudige, vragen in. Wat is een persona? Een customer journey? CRO? Opmerkelijk bij deze drie vragen was dat de zaal steeds fiftyfifty verdeeld was over wat het juiste antwoord moest zijn. Uitzondering daarop was de vierde vraag: ‘Hoeveel procent van de mensen tussen 40 en 64 jaar in Nederland kijkt dagelijks op LinkedIn?’. Bijna 90% wist niet wat het goede antwoord was: 5%. “Wie het nieuwste jaarlijkse onderzoek van Newcom.com had gelezen, had het geweten,” aldus Ment Kuiper. De boodschap die hij met deze vraag wilde overbrengen: “Kijk kritisch naar elk onderzoek waarin percentages worden genoemd en realiseer je dat voor jouw doelgroep de uitkomsten weleens anders kunnen liggen. Want meestal gaat het over gemiddelden en dat is de crux: over welke populatie is precies gemeten en hoe past jouw doelgroep daarin?”
Vraag- en antwoordblok 6: Veiligheid Syan Schaap – managing director van het Event Safety Institute – verzorgde het afsluitende vragenblok. In zijn openingspraatje betoogde hij dat zorgen voor veiligheid bij zakelijke events relatief eenvoudig is. “De locaties waar ze plaatsvinden zijn vaak al helemaal toegesneden op een veilig verblijf van mensen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld festivalterreinen. Voor zakelijke eventorganisatoren is het vooral belangrijk om na te denken over: wat is mijn eigen rol en verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid? Oók als de locatie alles geregeld lijkt te hebben.” Eén van zijn vragen ging precies over dit aspect: bij een feest in een gebouw mét exploitatievergunning voor feesten breekt brand uit, wie is verantwoordelijk voor het in veiligheid brengen van de gasten? Het goede antwoord was dat verhuurder en huurder vooraf afspraken daarover moesten maken. “In de vergunning van de verhuurder zal staan dat hij een ontruimingsplan moet hebben. Maar als jij activiteiten gaat organiseren waar de verhuurder geen verstand van heeft of waarvan hij vindt dat er een aanvullend plan moet komen, ligt de verantwoordelijkheid deels bij jou. Daarom moet je als eventorganisator altijd overleg voeren en melden wat je van plan bent. Het is altijd beter om vooraf te praten over de verdeling van verantwoordelijkheden en wat er moet gebeuren in geval er iets mis gaat.” Iets minder dan de helft had deze vraag goed. Overigens werden de andere vier vragen uit dit blok door heel veel mensen goed beantwoord. Veiligheid is kennelijk een onderwerp waar de meeste eventprofessionals zich met enige regelmaat in verdiepen.
Lees in de volgende De Eventmanager online de tips & tricks van de zes experts. Tekst: Carla van Elst Fotocredits: Ramon van Jaarsveld - Clickshots Alle foto's van de bijeenkomst vind je op deze Facebookpagina.