Een evenement organiseren is dé manier om in verbinding te komen met jouw doelgroep. Wie een goed evenement wil neerzetten, moet echter wel voldoende voorbereidingstijd in acht nemen. Alleen dan heb je genoeg tijd om alles tot in de puntjes voor te bereiden. ‘Even’ een evenement organiseren bestaat simpelweg niet.
Waar je dan bij de organisatie van een evenement allemaal aan moet denken? Het NBC geeft je in deze blog een globaal idee en heeft een whitepaper geschreven met de ultieme checklist voor een goed georganiseerd event. Hierin staan nog meer handige tips en punten waar je aan moet denken bij de organisatie van een event.
Vier tot zes maanden voor aanvang
De voorbereidingen kunnen vier tot zes maanden voor aanvang van het evenement beginnen. Soms nog wel eerder. De organisatie begint met het vaststellen van de grote lijnen.
Zaken waar je in ieder geval aan moet denken, zijn de volgende:
Doelstelling en doelgroep. Wat wil je bereiken met het event en op wie wil je je richten?
(Voorlopig) budget vaststellen. Inventariseer hoeveel alles kan en mag kosten zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.
Kies de locatie en de datum. Let bij de keuze van evenementenlocatie erop dat deze wel aansluit bij de doelgroep. Is het makkelijk te bereiken en past de uitstraling van de locatie bij de gasten? Prik daarnaast een datum en let goed op feestdagen, andere evenementen of overige belangrijke dagen.
Verstuur een save the date. Breng gasten alvast op de hoogte van het evenement zodat zij het in hun agenda kunnen noteren.
Drie tot vier maanden voor aanvang
Na de bevestiging van het evenement bij de locatie naar keuze, kan het echte werk beginnen. Het is nu zaak om al je wensen op papier te zetten en af te stemmen met de locatie. Daarnaast zou je een globaal programma moeten samenstellen.
Denk na over de volgende zaken:
Programma en sprekers. Variatie en inspiratie in het programma is essentieel. Denk goed na wat je de gasten wil vertellen en houd rekening met genoeg pauzes. Meer tips over het samenstellen van het programma vind je in deze blog over het perfecte eventprogramma.
Culinaire invulling. Onderschat het belang van lekker eten en drinken op een event niet. Het draagt zeker bij aan het succes. Denk dus na over wat je de gasten wilt gaan voorschotelen.
Publiciteit. Na het vaststellen van het voorlopige programma, is het tijd om te werken aan de publiciteit van het event.
Een maand voor aanvang
Het aftellen kan officieel beginnen. Zorg er in deze fase voor dat je een aantal zaken, zoals inrichting en branding met de locatie afstemt. Waar je verder aan moet denken:
Technische faciliteiten. Naast de inrichting van de ruimtes, is het nu ook noodzaak om te bepalen welke technische faciliteiten je allemaal nodig hebt. Denk aan licht, geluid en projectie.
Draaiboekbespreking plannen. Plan alvast een draaiboekbespreking met je team en de locatie. Zo voorkom je dat er in de laatste drukke periode voor het event geen geschikt moment gevonden kan worden.
Een tot twee weken voor aanvang
In de laatste twee weken voor het evenement, ben je alleen nog maar bezig met kleine details. Denk daarnaast aan:
Het draaiboek. Stel een definitief draaiboek op dat je twee weken voor aanvang bespreekt met je team en de locatie. Zo kun je eventuele knelpunten vooraf nog bespreken.
Dieetwensen of allergieën. Hebben jouw gasten dieetwensen of allergieën? Geef deze dan zo’n twee weken voor aanvang door aan de locatie. Zo kunnen zij de inkoop van de verse producten hierop afstemmen.
De dag van het evenement
Vandaag is het de dag! Dankzij je goede voorbereiding ga jij een mooie dag tegemoet. Neem in de ochtend, voordat de gasten er zijn, de tijd om voor de laatste maal de dag door te spreken met je team en de locatie. Houd het draaiboek bij de hand zodat je direct kunt schakelen bij vragen.
Wil je nog meer handige tips zodat jij bij de organisatie van je volgende event niet iets over het hoofd ziet? Download dan de whitepaper ‘De Ultieme checklist voor een goed georganiseerd event’.
Tekst: NBC Congrescentrum Nieuwegein