Op 20 mei jl. kwam een select gezelschap eventmanagers bijeen. Allemaal leden van het Genootschap voor Eventmanagers en allemaal werkzaam binnen de publieke sector: rijksoverheid, provincies, gemeenten en andere publieke organisaties. Initiatiefnemer en gastheer van de bijeenkomst: Jean-Pierre Schuurmans, adviseur live communicatie en relatiemanager bij provincie Zuid-Holland.
Rekening houden met beeldvorming
Het Genootschap voor Eventmanagers is een gemêleerd gezelschap. Niets mis mee, al loont het de moeite om van tijd tot tijd ook met een aantal echte ‘peers’ te sparren. Bijvoorbeeld tijdens een kennis- of inspiratiesessie voor een specifieke doelgroep. Het verenigingsmanagement stelt zich daarin reactief op, wacht tot zich een specifieke vraag voordoet en werkt dan mee aan de organisatie van de gewenste doelgroepsessie. Jean-Pierre Schuurmans: “Het leek me interessant om een bijeenkomst te organiseren voor eventmanagers uit de publieke sector. Bindende factor is dat we allemaal werken met publiek geld; dus altijd transparant moeten zijn, alle uitgaven moeten kunnen verantwoorden, rekening te houden hebben met beeldvorming, maar ook als organisaties onze toegevoegde waarde moeten laten zien.”
Uitwisselen en uitdagen
“Op studiereis met het Genootschap naar Lausanne kreeg ik het idee voor deze bijeenkomst,” vervolgt Jean-Pierre. “Tijdens zo’n reis spar je veel met collega-eventmanagers en ik kwam erachter dat corporate eventmanagers vaak te maken hebben met dezelfde uitdagingen als eventmanagers in de publieke sector. Zowel corporate organisaties als overheidsorganen kunnen soms log zijn, heel bestuurlijk ingericht of besluitvorming-technisch niet praktisch. Er zijn niet zoveel GvE-leden vanuit de publieke sector, maar ze zijn er wel en vaak werken ze ook binnen mooie organisaties. Vandaar dat ik deze groep graag een keer bijeen wilde brengen om te onderzoeken wat we van elkaar kunnen leren. Het ging mij daarbij om kennis en ideeën uitwisselen en inspiratie opdoen. En om elkaar uit te dagen: waar wil je naartoe groeien in jouw rol van eventmanager binnen je eigen organisatie?”
Positie, rollen & taken, ambities
Samen met Dirk Prijs van het Genootschap heeft Jean-Pierre de kennis- en inspiratiesessie grondig voorbereid. Er is veelvuldig gemaild en gesproken over het doel van de sessie: waar moest het over gaan en wat moest het gaan opleveren voor alle partijen? Daarbij was het zaak om de gespreksonderwerpen zo te kiezen dat iedereen zijn of haar verhaal kon inbrengen. Ook van belang was om rekening te houden met de tweedeling naar type eventmanager: degenen die meer operationeel/uitvoerend werken en zij die een meer strategische rol hebben. Die tweedeling komt steeds terug het GvE-ledenbestand en dus ook bij de subgroep ‘eventmanagers publieke sector’. Jean-Pierre en Dirk kwamen na overleg uit op drie hoofdonderwerpen voor de sessie: positie, rollen & taken, ambities.
1) Wat is de positie van de event- c.q. live communicatie manager binnen de verschillende overheidsorganisaties?
“We gingen ervan uit dat die positie heel verschillend kan zijn. Vandaar dat we eerst een soort ‘nulmeting’ wilden doen: hoe zit dat bij de aanwezigen? Waar zitten zij in hun organisatie en wat zijn de voor- en nadelen van die plek?”
2) Wat zijn de rollen en taken die zij vervullen?
“Waar ben je mee bezig? Voer je vooral taken uit voor interne opdrachtgevers of ben je betrokken bij de strategische inzet van events binnen jouw organisatie?”
3) Wat zijn hun ambities binnen de eigen organisatie?
“Kort gezegd: waar zou je naartoe willen groeien binnen je organisatie, vanuit je huidige positie?”
Vervolgstappen
Tijdens zo’n eerste bijeenkomst met eventmanagers uit je peergroup leer je eerst en vooral elkaar beter kennen. Verder mag je verwachten dat je mooie tips & tricks opdoet bij je collega’s uit andere organisaties; zowel voor praktische en simpele zaken, als ook voor meer inhoudelijke vragen. In het geval van de eventmanagers publieke sector was het zo dat, omdat iedereen in eenzelfde soort organisatie werkt, er herkenbare problemen aan de orde kwamen waar vrijwel iedereen tegenaan loopt. Maar omdat iedereen zijn eigen positie, rol en taken heeft, zal de bijeenkomst verder voor iedereen iets anders hebben opgeleverd*. “Iedereen kan voor zichzelf er wel uit halen wat hij of zij nodig heeft. De ‘public peers’ waren in elk geval enthousiast over de kennis die werd gedeeld en er werden al voorzichtige stappen gezet om deze sessie een vervolg te geven. De deelnemers hebben allemaal hun eigen netwerk verder uitgebreid en nieuwe ideeën opgedaan om in de eigen organisatie toe te passen. Precies zoals we het van tevoren hadden bedacht,” aldus Jean-Pierre Schuurmans.
*De deelnemers ontvangen na afloop een korte terugkoppeling van de opbrengsten van de bijeenkomst.
Tekst: Carla van Elst