De impact van het coronavirus op de organisatie van evenementen is groter dan in eerste instantie gedacht. Toch kunnen in veel gevallen evenementen – zeker kleinschalige evenementen – gewoon doorgaan, en zoals premier Rutte het verwoordde: ‘Vooralsnog zien we geen noodzaak om evenementen af te gelasten.’ Uiteraard is het verstandig om de updates van het RIVM in de gaten te houden, maar wil je net als wij graag dat evenementen waar mogelijk gewoon doorgaan, dan delen we graag een aantal tips van de leden van het Genootschap voor Eventmanagers.
Poll
Het Genootschap voor Eventmanagers hield een onderzoek onder haar leden om te inventariseren of, en op welke manier de gevolgen van het coronavirus merkbaar zijn voor de evenementenindustrie. Daaruit blijkt dat over het algemeen grote events met veel deelnemers geraakt worden. Kleinere (nationale) events gaan meestal gewoon door. Reserveringsopties (op locaties etc.) zijn uit voorzorg geannuleerd of on-hold gezet. Tevens ziet men dat er minder mensen naar events komen en dat inschrijvingen voor komende events achter blijven.
Tips en alternatieven In de poll werd ook gevraagd op welke manier eventmanagers naar oplossingen kijken. Een van de alternatieven die wordt genoemd, is het omzetten van een fysiek evenement naar een digitaal evenement. Daarnaast hebben veel organisaties in zeer korte tijd een calamiteitenplan opgesteld. Daarbij worden verschillende aandachtspunten genoemd.
Tips en aandachtspunten voor het opstellen van een calamiteitenplan:
Richt een crisisteam in met betrokken afdelingen/personen
Werknemers die terugkomen uit risicogebieden werken twee weken thuis
Annuleringsvoorwaarden events worden aangepast
Bepalen van eventuele travel-restrictions voor personeel en deelnemers aan internationale events
Bepaal Hygiëne-standaarden, stel een Hygiëneplan op (handen schudden?) tref voorzieningen (extra zeep)
Checklist met vragen aan deelnemers van events (reisbestemmingen afgelopen weken etc.)
Hoe om te gaan met personen die ziekteverschijnselen vertonen
Bepaal wanneer en op welke grond er een juiste beslissing tot annulering of verplaatsing kan worden genomen
Afstemmen wat de maximale groepsgrootte voor bijeenkomsten en events mag zijn
Zijn er alternatieven voor het event? Bijvoorbeeld online/digitaal
Communicatieplan opstellen zowel naar medewerkers als gasten/relaties
Digitale oplossingen FX Agency wist in samenwerking met Verwiel The Creative Agency, beiden Preferred Partner van het Genootschap, en Stream My Event in korte tijd een gepland evenement voor Signify te transformeren naar een digitaal evenement. Dit vertaalden zij naar een 6-stappenplan om (bijna) ieder evenement te kunnen transformeren naar een online evenement. Bekijk hieronder het stappenplan met tips voor het inrichten van een online evenement.
De uitkomsten van de poll zijn voorbehouden aan leden van het Genootschap voor Eventmanagers. Heb je hier vragen over? Neem contact op.
Tekst: Annemieke van Hees Nunes dos Anjos Fotografie