Jean Paul Wijers: “Het vak relatienetwerkmanager gaat heel groot worden. Binnen 5 tot 10 jaar zullen veel grote bedrijven mensen in dienst hebben die verantwoordelijk zijn voor het managen van hun netwerk. En wie daar heel geschikt voor zijn: corporate eventmanagers.”
Jean Paul Wijers sloot zijn presentaties bij INSPIRE 2018 af met deze opsteker voor de aanwezige eventmanagers. We kennen Jean Paul sinds jaar en dag als directeur van het Protocolbureau, daarnaast is hij oprichter en directeur van het Institute for Strategic Relationship Management. Die twee vakgebieden hebben veel met elkaar te maken: “Protocol is de uitvoering van je relatiemanagement; ervaring met protocol is heel nuttig als je netwerkbijeenkomsten gaat organiseren.”
Relatienetwerkmanager is een vak
De boodschap in het verhaal van Jean Paul Wijers was tweeledig. Enerzijds zullen onze eigen netwerken kleiner worden, meer besloten en zelfregulerend. Anderzijds wordt het managen van relatienetwerken steeds belangrijker en zal dat ook steeds meer gezien worden als een vak. Met het oog op die ontwikkelingen schreef hij een handboek voor (aankomende) relatienetwerkmanagers ‘Managing Authentic Relationships’, dat eind 2018 uitkomt bij University Press Amsterdam. Tijdens zijn presentaties op INSPIRE 2018 voerde hij zijn gehoor langs een aantal paradoxen in het huidige netwerken en netwerkmanagement.
Kennis die je nodig hebt, zit overal In onze tijd wordt het hebben van de juiste relaties steeds belangrijker, voor onszelf als individu én voor bedrijven en organisaties. Dat komt onder meer omdat tegenwoordig iedereen met iedereen verbonden is via tal van complexe online en offline netwerken waar kennis en ideeën met elkaar worden gedeeld. Om succesvol te zijn moet je eigenlijk overal de juiste mensen kennen die de kennis hebben die jij nodig hebt. Bouwen aan netwerken dus en daar doemen al direct de eerste paradoxale tegenstellingen op.
Paradox 1
Werken aan een authentieke relatie kost tijd en ruimte. Het gaat het best als er geen doelstelling aan verbonden is en er geen tijdsdruk op ligt. Maar de netwerker heeft juist áltijd te maken met doelstellingen en een tijdpad.
Paradox 2 Netwerken doe je vanuit zakelijke motieven. Toch moet de relatie die je opbouwt, gebaseerd zijn op aandacht die authentiek, persoonlijk en 100% oprecht is. Beide partijen weten best dat de relatie zakelijk is en niet privé. Toch mag het zakelijke aspect niet benoemd worden, anders werkt het niet.
Het gilde-model Beide paradoxen kunnen goed getackeld worden in de opkomst van kleinere netwerken die Jean Paul voorspelt. Hij noemt de 17e eeuwse gilden daarbij als voorbeeld. De basis voor deze historische netwerken was ‘vertrouwen’: insiders vertrouwden elkaar blindelings en speelden elkaar over en weer gunsten/opdrachten toe. Die behoefte aan vertrouwen is er ook in onze tijd; kijk maar naar alle websites met peer-reviews. “Vertrouwen reduceert de complexiteit van onze samenleving. Als je niets zelf hoeft te controleren, gaat alles een stuk sneller,” aldus Jean Paul. Natuurlijk gaan we niet op alle fronten terug naar het 17e eeuwse model. De nieuwe gilden-van-nu zullen nog steeds de beschikking hebben over moderne databases waarin alle kenmerken van relaties worden opgeslagen. Daarnaast blijven kennis en ervaring met het moderne protocol goed van pas komen. “Met protocol zet je feitelijk de tijd even stil, creëer je rust in het oog van de storm, zodat de één de volle aandacht aan de ander kan geven.”
Eventmanager als relatienetwerkmanager Netwerken doen we allemaal, maar het managen van netwerken is toch iets anders. Met name in grotere organisaties moet iemand de regie hebben over het relatiemanagement. Iemand die bepaalt hoe het bedrijf relaties in kaart brengt, die weet welke relaties er zijn en wie er met wie contact heeft. Dat dat een complexe job is, wordt duidelijk gemaakt in onderstaand overzicht:
Waarom is het managen van relaties zo complex?
In veel organisaties is het beleid niet vertaald naar een netwerkbeleid.
De relaties zijn meestal wel in kaart gebracht, maar niet op de juiste wijze.
De relaties worden niet gemanaged.
Er is niet goed nagedacht hoe de verantwoordelijkheid voor het relatiemanagement intern eruit moet zien: netwerkers versus managers van het netwerk.
Eventmanagers zijn bij uitstek geschikt om het relatiemanagement verder te professionaliseren, aldus Jean Paul, beter dan bijvoorbeeld salesprofessionals. “Sales is one-way communicatie; netwerken is interactie over en weer. Een eventmanager is daar beter in, snapt ook beter dat je eerst aan de relatie moet bouwen en dan pas zaken kunt doen.”
Een geslaagde netwerkbijeenkomst Nóg een complicerende factor bij relatiemanagement is dat er vaak geen aansluiting is tussen de beleidsstrategie – zeg maar: zoals het op papier bedacht is – en de uitvoering. Dat kan aan veel factoren liggen, van falende interne communicatie tot en met de paradox die je kunt spotten tijdens menige netwerkbijeenkomst.
Paradox 3 Veel netwerkbijeenkomsten bieden geen of te weinig gelegenheid voor ontmoeting. Vrijwel altijd wordt het meeste geld besteed aan de inhoudelijke onderdelen (sprekers) en de catering, zelfs als ‘netwerken’ de hoofddoelstelling is van het event.
Jean Paul sloot zijn bijdrage af met een overzicht van de belangrijkste kenmerken van een goede netwerkbijeenkomst:
De zes speerpunten van effectieve netwerkbijeenkomsten:
Design van een goed programma
De juiste gastenlijst
Zorgen voor een hoge opkomst
De beschikking over goede netwerkers
Regisseren van ontmoetingen
Altijd meten van resultaten
Voor het regisseren van ontmoetingen kun je onder meer gebruikmaken van placeertechnieken of een seating-programma. Het loont de moeite om daar bij elke netwerkbijeenkomst veel tijd aan te besteden. “Als jouw gasten de juiste mensen hebben ontmoet, vinden zij de netwerkbijeenkomst altijd helemaal geslaagd. Zelfs als de hoofdspreker een beetje tegenviel; dat is dan geen enkel probleem.”
Eyeopener? Nog even terug naar de opsteker voor eventmanagers waar dit artikel mee begon. Denkt Jean Paul dat de eventmanagers van nu – veelal nog traditioneel opgeleid – zich voldoende bewust zijn van de kansen die het relatienetwerkmanagement voor hen biedt? “Zeker niet: daar ligt echt nog werk te doen. Het vak staat helemaal aan het begin, men is zich vaak nog niet bewust van de potentie. En als dat wel zo is, weet men niet hoe ermee aan de slag te gaan.”
Dat de eventmanager daar wel voor openstaat, merkte hij aan de reacties die hij kreeg op zijn presentaties tijdens INSPIRE 2018. “De boodschap van mijn verhaal was voor dit publiek makkelijker te brengen; er was sneller begrip voor wat ik vertelde. Opvallend!”
Tekst: Carla van Elst Fotocredits: Ramón van Jaarsveld | Clickshots