De leden van Platform Cultuur Locaties (PCL) zijn in de eerste plaats ‘event’-mensen. Bezig met hun venue in de markt zetten, zalen verhuren, events organiseren, klanten de volle aandacht geven. Over het algemeen niet heel erg bezig met IT, al hebben ze het allemaal altijd nodig voor hun werk. Daarom – om iedereen bij te praten, nader te informeren en te inspireren – organiseerde PCL op 19 juni 2019 een seminar getiteld ‘What’s next in IT?’.
Maar liefst 10 IT-experts waren aangezocht om hierbij aanwezig te zijn en deel te nemen aan een van de panelgesprekken en/of een informatiestand op de IT-Plaza te bemensen. De panelgesprekken vonden plaats onder leiding van Roderik van Grieken van het Nederlands Debat Instituut.
De deelnemers en IT
Tijdens de bijeenkomst werden verschillende publiekpeilingen gedaan met behulp van Mentimeter. Zo kon worden vastgesteld dat 66% van de aanwezige PCL-leden zichzelf omschrijft als een ‘regular’ gebruiker van IT. Over de IT-situatie binnen hun eigen organisatie zegt 59% dat die het beste te omschrijven is als ‘wij zijn vrij redelijk bij, maar het rammelt nog’. En 38% van de leden vindt dat de IT bij de eigen organisatie echt wel ‘next level’ is.
Panelgesprek 1: Digitale transformatie
Voor het eerste panelgesprek schoven aan de directeuren(-eigenaar) van softwareleveranciers Momice, DifferIT en Smart Event Manager. Welke adviezen hadden zij, als het gaat om keuzes bij (de aanschaf van) systemen en applicaties? En hoe zit het met de koppeling van systemen of verschillende apps?
Uit de verhalen van de experts kon worden afgeleid dat de implementatie van systemen en applicaties vaak wordt onderschat. En ook dat je er bij de implementatie van nieuwe tools van kunt uitgaan dat je pas een half jaar tot een jaar later écht live gaat. “Pas dan zijn de mensen ermee bekend, weet je wat de impact is op je organisatie en hoe je de veranderingen in het proces moet doorvoeren.” De experts adviseerden verder om alleen die applicaties en/of systemen aan te schaffen die matchen met wat je al in huis hebt. Dan kun je alles koppelen waardoor je efficiënter kunt werken; bijvoorbeeld omdat je data maar één keer hoeft in te voeren. Een laatste tip voor de aanschaf van applicaties: kijk niet alleen naar de requirements – dus naar wat je er allemaal mee kunt – maar vooral ook naar de gebruiksvriendelijkheid. Onderschat niet het adoptieniveau van een prettig werkende tool.
Panelgesprek 2: Data
In het tweede panel hadden vertegenwoordigers van twee echte data-kampioenen zitting: Booking.com en ICCA (International Congress and Convention Association). Welke tips hadden zij voor de PCL-leden, om slim met hun data om te kunnen gaan? ICCA noemde onder meer het toepassen van big data, afkomstig van andere databases, waardoor zij zelf sommige processen in hun databank hadden kunnen automatiseren. Een waarschuwing bleek daarbij op zijn plaats: vertrouw niet alleen op big data, ook aan het meest slimme algoritme moet je altijd menselijke intelligentie toevoegen.
Bij Booking.com worden data enerzijds gebruikt om het succes van bepaalde content te testen. Welke kleur, lettertype of foto werkt in de front-end beter? Daarnaast kijkt het salesteam ook hoe ze alle data kunnen vertalen naar commerciële acties of commerciële adviezen richting hotels. Hoewel de databerg van deze datareuzen en die van een cultuurlocatie niet vergelijkbaar zijn, werd duidelijk dat je vaak meer kunt met wat je in huis hebt. “Onderschat niet de hoeveelheid informatie waar je al over beschikt. Kijk eerst wat je daar allemaal uit kunt halen, bijvoorbeeld hoe je dat kunt vertalen naar commerciële acties.”
Panelgesprek 3 – Mens vs. machine: de menselijke maat
Verregaande automatisering en digitalisering zorgt bij elk bedrijf voor een vergroting van de mogelijkheden. Maar hoe zorg je ervoor dat je de mens niet uit het oog verliest? Daarover praatten in het derde panelgesprek de vertegenwoordigers van drie tech-bedrijven die streven naar maximale mogelijkheden, juist door mens en machine te combineren: Seats2meet, Efficiency by me en Yesplan.
Seats2meet is een ‘hospitality tech bedrijf’, waar het toch in de eerste plaats gaat om mensen bij elkaar brengen. Yesplan ontwikkelt planningssoftware voor de culturele sector en ondersteunt daarmee ca. 250 organisaties bij hun primaire programmeringsproces. Efficiency by me ondersteunt bedrijven en organisaties bij het optimaliseren van hun processen, door met name de inzet van software te verbeteren. De experts zien maar al te vaak bij organisaties dat de techniek leidend is en de mens een beetje wordt vergeten. Dat moet natuurlijk precies andersom; vraag daarom vóór je nieuwe tools aanschaft, wat de medewerkers er zelf van verwachten, voor hun dagelijks werk. En vergeet nooit voor wie je het doet. Dat de tool alleen maar het middel is, nooit het primaire doel. Daarom is het goed om eerst te bedenken ‘wat wil ik ermee bereiken?’, daar een nieuwe tool op uit te kiezen en je vast te houden aan je gekozen doel tijdens de implementatie.
IT-Plaza
Tijdens de IT-Plaza konden de aanwezige PCL- experts nader bevraagd worden over hun producten. Naast de genoemde IT-bedrijven uit de panelgesprekken namen ook AFAS en Altios deel aan de IT-Plaza. Er werden nieuwe connecties gelegd, visitekaartjes uitgewisseld en IT-probleemgevallen besproken. Waarmee het tot dan toe tamelijk theoretisch ingevulde seminar een concreet en pragmatisch einde kreeg. En de welbekende netwerkborrel op het eind natuurlijk niet kon ontbreken.
Tekst: Carla van Elst
Het seminar werd gehouden in Theater en Congrescentrum Orpheus in Apeldoorn. Dit PCL-lid viert in 2020 haar 55-jarig bestaan. Wendy van den Hoeven, salesmanager congres & events bij Orpheus zorgde tussen de panelgesprekken en IT-Plaza voor een rondleiding. Die voerde de aanwezigen langs de vele mogelijkheden die het theater en congrescentrum te bieden heeft voor zakelijke gasten: 3 theaterzalen, 6 foyers en 8 multifunctionele zalen bieden in totaal ruimte aan 2.500 personen.