Zes experts waren er vorige maand bij, tijdens De Slimste Eventprofessional 2019. Zij vertelden over de nieuwste ontwikkelingen op hun eigen vakgebied en gaven waar nodig toelichtingen op de quizvragen en -antwoorden. Dagvoorzitter/quizmaster Roderik van Grieken stelde elke expert ook de vraag: ‘Heb je nog tips & tricks?’ En die hadden ze zeker.
Onderwerp: Juridisch Civiele aansprakelijkheid is een interessant onderwerp voor iedere persoon en elke onderneming die events organiseert. Niemand wil aansprakelijk gesteld worden, dus hoe is dat te voorkomen?
“Enerzijds door goede algemene voorwaarden en goede contractuele afspraken met de wederpartij,” aldus Joël Dolmans (Van As Advocaten). “Anderzijds is het belangrijk om vooraf na te denken over deze vraag: wat mag er in alle redelijkheid van jou als eventorganisator worden verwacht? Het antwoord hangt altijd af van het evenement zelf; wat ben je van plan en onder welke omstandigheden? Hoe risicovoller je event, hoe meer veiligheidsnormen je in acht moet nemen en hoe meer veiligheidsmaatregelen nodig zullen zijn. Maak altijd vooraf deze afweging: heb ik voldoende gedaan om de risico’s voor mijn gasten/deelnemers te beperken? En raadpleeg een advocaat als je er zelf niet uitkomt!”
Onderwerp: Locaties Eigenlijk had Ronnie Witjes (High Profile Locaties) maar één tip voor iedereen die op zoek is naar een goede eventlocatie: “Lees onze jaarlijkse rapportage ‘Locatieonderzoek’! We voeren elk jaar dit onderzoek jaar uit onder zakelijke eventorganisatoren: wat zijn hun wensen, eisen, verwachtingen et cetera. Dat doen we in samenwerking met het Genootschap voor Eventmanagers. De jaarrapportages bieden zowel inzicht in de markt als diverse learnings. Locatiehouders kunnen zien hoe hun vakbroeders het doen, je krijgt veel cijfermatige informatie en inspiratie over nieuwe locaties. Leuk om te lezen en gewoon te bestellen via locaties.nl.”
Onderwerp: Verzekeringen Zelf heeft hij eigenlijk een hekel aan verzekeren, vertrouwde Michiel Bredius (Klap Verzekeringen) de zaal toe. Vandaar waarschijnlijk zijn stelregel: verzeker alleen dingen die je niet zelf kunt dragen. Dit waren zijn tips: 1. “Verzeker altijd de risico’s waarvan je de kosten niet zelf kunt dragen. Aansprakelijkheid dus altijd verzekeren.” 2. “Stem vooraf en vroegtijdig met elkaar af wie welk risico verzekert. Veel slimmer om dat rustig van tevoren met een kopje koffie erbij te bespreken, dan achteraf als er dingen mis zijn gegaan. Dat geldt voor aansprakelijkheid, maar ook voor het verzekeren van in te huren materiaal, annuleringsrisico et cetera.” 3. “Werk altijd samen met professionals, want die hebben hun zaakjes zelf ook goed geregeld. Ga niet in zee met een Beun de Haas.”
Onderwerp: Evaluatie De ROI-methodiek is zowel een meet- als planningsinstrument bij het inrichten van je evenementen. Het helpt je om de juiste vragen te stellen. Die uitspraak kwam van evaluatie-expert Nico Meyer (MeetingMonitor). “Vooral goed nadenken dus,” concludeerde Roderik van Grieken. “Hoe kunnen we dat het beste doen. Waar zit de quickest win volgens jou?” “Denk goed na over waaróm je het evenement doet. Wat zijn de belangen van de stakeholders die betrokken zijn bij je event? Wat zijn hun doelen en hoe ga je die vertalen naar meetbare criteria voor het event? Waaruit gaat blijken dat event geslaagd is? Dat zijn hele belangrijke vragen. En ook: maak het evalueren leuk,” aldus Nico Meyer.
Onderwerp: Marketing Ment Kuiper (Event Business Academy) mist bij heel veel marketeers het daadwerkelijk denken vanuit persona’s, dus vanuit de klant. “Zelfs in ons tijdperk denken we nog te veel vanuit de bekende weg, de gebaande paden. ‘We doen het al jaren zo, dus dat is prima.’ Maar alles verandert nu, heel snel en heel veel. Daarom moet je echt van tijd tot tijd nadenken: op welke wijze zet ik nu welke media in om het beste resultaat te bereiken?”
Onderwerp: Veiligheid Dit waren enkele van de afsluitende tips van veiligheidsexpert Syan Schaap (Event Safety Institute). “Voor zakelijke eventorganisatoren is het belangrijk om na te denken over: wat is mijn eigen rol en verantwoordelijkheid op het gebied van veiligheid? Oók als de locatie alles geregeld lijkt te hebben. Vaak ontdekken mensen pas als er iets onverwachts gebeurt, dat zij óók een verantwoordelijkheid hebben. Dat daar dus eigenlijk eerder en beter over nagedacht had moeten worden.”
“Bedenk dat wettelijke normen bijna altijd een ondergrens trekken qua veiligheid. Ik denk dat geen eventmanager een grote barbecue zou willen organiseren op basis van de vuistregel ‘4 personen op 1 m2’. Ik zou dat zelf in elk geval nooit doen. Je moet altijd zelf blijven nadenken en daarbij je gezonde verstand gebruiken: wat gaan die mensen doen en hoeveel ruimte hebben ze dan nodig? Want als het mis gaat, zul je afgerekend worden op de vraag: had je redelijkerwijze kunnen verwachten dat het goed zou gaan?”
Tijdens de jaarlijkse quiz De Slimste Event Professional worden de leden van het Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Cultuur Locaties én hun Preferred Partners getest op vakkennis. Deze quiz wordt sinds 2017 georganiseerd; editie 2019 vond plaats op 28 januari in het nieuwe Hotel Postillion te Amsterdam.
Tekst: Carla van Elst