Virtueel vergaderen en stemmen in een veilig afgeschermde omgeving

Ontdek de mogelijkheden van Lumi AGM



Lumi is marktleider op het gebied van techniek voor (virtueel) vergaderen. Het wereldwijd toepasbare, gepatenteerde technologische platform van Lumi biedt alle software, hardware en toepassingen waarmee juridische besluitvorming virtueel veilig kan plaatsvinden. En meer: van het uitnodigingstraject tot en met de livestream, Lumi kan het volledige traject verzorgen. Een interview met Frank Schoonhoven, Managing Director Lumi (Nederland) over de achtergrond en mogelijkheden van Lumi AGM.


Veilig en betrouwbaar Tijdens een interview voor het Preferred Partner profiel twee jaar terug vertelde Frank destijds: “Over 5 jaar is Lumi een totaal ander bedrijf. Dat wil zeggen: onder dezelfde naam bieden ze dan nog steeds hun relaties de beste oplossing voor publieksparticipatie bij vergaderingen en events, maar vermoedelijk met totaal andere producten dan nu.” Is Lumi AGM een van deze producten? ‘Dat klopt in zekere zin,’ zegt Frank ‘al is dit product niet helemaal nieuw. Dat komt omdat Lumi vijf jaar geleden al is gestart met het ontwikkelen van het virtuele Lumi AGM platform en specifiek is gebouwd voor annual general meetings. En daarmee onderscheiden wij ons echt van andere partijen. Er is een uitgebreid aanbod van applicaties en platforms op de markt die ook een functionaliteit heeft waarmee je kunt stemmen tijdens een evenement. Dat werkt goed, verhoogt de interactiviteit met de deelnemers en kan door de opdrachtgever als Do It Yourself middel worden ingezet. Lumi is daarentegen juist gespecialiseerd in het volledig ‘ontzorgen’ en biedt met Lumi AGM een hoogwaardige totaaloplossing geïntegreerd in één systeem. Lumi garandeert de betrouwbaarheid en bescherming van informatie en voldoet aan de hoge normen van de iso certificering. Juist die extra beveiligde omgeving is van belang bij vergaderingen met aandeelhouders en leden. Of het nu gaat om kleine board meetings of complexe stemmingen waarbij een hele keten met belanghebbenden van verschillende niveaus een rechtsgeldige stem uit moeten kunnen brengen, waar ook ter wereld.’


Stemmingen zijn het minst sexy onderdeel van een vergadering maar moeten wel heel secuur verlopen.’


In het begin van 2020 had Lumi net als veel andere bedrijven te maken met het wegvallen van evenementen waarbij de fysieke stemtool werd ingezet. De virtuele AGM was toen al geruime tijd op de markt en had zich meer dan eens al bewezen maar het bleek dat opdrachtgevers toch het vertrouwen moesten vinden in deze voor hen nieuwe full-service oplossing. Nadat ze de sprong in het diepe hebben gewaagd, komt puur enthousiasme terug: ‘Wat werkt dit eigenlijk goed en waarom doen we dit niet vaker?!’ was dan ook een veel gehoorde reactie. De belangrijkste reden hiervoor? ‘Een soort koudwatervrees om met een onbekende technologie aan de slag te gaan’ merkt Frank op.



Virtueel vergaderen neemt een vlucht

Veel van de klanten die Lumi bedient, zijn beursgenoteerde bedrijven of behoren tot de top 50 grootste bedrijven van Nederland en Europa. In het afgelopen jaar ontdekten ook steeds meer niet-beursgenoteerde bedrijven de mogelijkheden van Lumi. Het is dan ook niet verrassend dat het werken op afstand de behoefte aan een veilige en gebruiksvriendelijke tool voor online vergaderen en stemmen vergroot. Dat ziet Lumi ook terug in de producties die zij ontwikkelen voor klanten. Waar in 2019 wereldwijd nog zo’n 70 virtuele meetings plaats vonden, tegenover 1500 fysieke evenementen, zijn die verhoudingen ruimschoots omgekeerd in 2020. In het afgelopen jaar volgde een afname in het aantal fysieke bijeenkomsten naar 1000, maar ging de virtuele markt met sprongen vooruit tot 4000 virtuele vergaderingen. In 2021 verwacht Lumi zelfs een verdubbeling van het aantal virtuele meetings.


Virtueel stemmen en vergaderen via Lumi AGM ‘Geen vergadering is hetzelfde’ zegt Frank. ‘Daarom zijn er binnen het platform verschillende functionaliteiten ingebouwd, zoals een livestream en een integratie met Zoom maar bijvoorbeeld ook een Q&A-module of de mogelijkheid tot het delen van documenten. We werken met partners die de techniek voor een livestream kunnen verzorgen en beschikken ook over een eigen productieteam met alle benodigde studiofaciliteiten. Daarmee kun je de virtuele meeting helemaal op maat inrichten: gebruik je met name de stem-module of benut je het platform volledig met een compleet programma eromheen.’

Via een demo-omgeving toont Frank de verschillende mogelijkheden van Lumi AGM. Het is een overzichtelijke omgeving die gebruiksvriendelijk oogt. Verschillende onderdelen kunnen in de eigen huisstijl opgemaakt worden, maar ook weer niet op een manier die afleidt van waar het in essentie om draait: de besluitvorming. Lumi AGM wordt ingericht met de focus op een helder en correct verloop van het besluitvormingstraject, ongeacht de complexiteit van het proces of het aantal deelnemers. Daarbij staat betrouwbaarheid van de techniek en bescherming van gegevens voorop. Voor de deelnemers blijft het uiterlijk vertrouwd en herkenbaar: er kan gemakkelijk een link of knop op de website van de opdrachtgever geïntegreerd worden die de deelnemers leidt naar de beveiligde virtuele vergaderomgeving van Lumi. Verschillende vormen Een virtuele stemming kan op meerdere manieren ingericht, waarbij meest voorkomende is dat deelnemers live stemmen over een of meerdere onderdelen. Ook ‘proxy-voting’ behoort tot de mogelijkheden waarbij deelnemers een week of enkele dagen voorafgaand aan de vergadering al kunnen stemmen zodat op het moment dat de vergadering start ook alle resultaten binnen zijn. Lumi is zelfs gespecialiseerd in zogenoemde ketenstemmingen waarbij uitgebreide structuren van deelnemers met verschillend stemgewicht automatisch in verhouding worden gebracht. De virtuele tool van Lumi is in meerdere talen uitgevoerd en wordt wereldwijd toegepast in 40 verschillende landen. De tool is bovendien te gebruiken op ieder apparaat (pc, mobiele telefoon of tablet) met een wifi-verbinding. Toekomst Lumi is een internationaal georiënteerd bedrijf, de expansie op globaal niveau richt zich daarom niet zozeer op meer kantoren maar wel op een verbreding van het aantal landen waar ze de virtuele AGM zullen aanbieden. Groeipotentie ziet Frank ook in het aangaan van meer strategische partnerships. Een aangepaste versie van Lumi AGM die ingezet kan worden voor events ziet Frank niet zo snel ontstaan: ‘op dat gebied is er al veel beschikbaar in de markt en onze kracht zit juist in de kwalitatieve full-service-oplossing.’ Juist die totaaloplossingen van Lumi AGM nemen een vlucht: een virtuele vergadering inclusief livestream of uitzending via zoom worden nu al veelvuldig ingezet. Alle innovatie van Lumi zal het komend jaar daarom gericht zijn op het platform. ‘Dat betekent dat we onderdelen zullen uitbreiden zoals de pre- en postmeeting functionaliteiten en nieuwe diensten aan zullen bieden. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een register van leden waarmee klanten met nog meer gemak gebruik kunnen maken van up-to-date systemen en beschermde data’ aldus Frank.

Wil je meer weten over Lumi AGM? Kijk hier voor meer informatie.


Tekst: Annemieke van Hees