“We kunnen nu meer doen voor eventmanagers dan dat er normaal van ons verwacht werd”

Interview Rutger Bremer, oprichter Momice

Lancering Momice Online


Veel bedrijven hebben het afgelopen jaar een turbulente tijd doorgemaakt. Niet in alle gevallen draaiden de aangegane experimenten uit op succes. Ook eventsoftware ontwikkelaar Momice heeft deze periode veel geëxperimenteerd en geleerd. Kennis opgedaan die zij nu gebruiken om hun bestaande producten en diensten verder te ontwikkelen en verbeteren. In dit interview vertelt Rutger Bremer, oprichter van Momice, over de uitdagingen van 2020, de ontwikkelingen in de markt en wat we de komende periode nog kunnen verwachten van Momice.

Hernieuwde strategie

Het afgelopen jaar ging traag en snel tegelijk. Onzekerheid over wat kon en toch weer niet gooide alles overhoop. Ook voor Momice stond de wereld op zijn kop. “Het eerste waar wij dat aan merkten, was de terugloop van het aantal live events,” vertelt Rutger. “Eind 2019 lanceerden we de mogelijkheid om on-site registratie sneller en gemakkelijker te laten verlopen, inclusief het printen van een persoonlijke badge. Die implementatie konden we door de maatregelen op dat moment niet verder uitrollen. We werken met een meerjarenplan, een strategie die tot 2020 volgens plan verliep. De onduidelijkheid rondom Corona die volgde heeft ons echt wel even gekost om opnieuw te bepalen wat vervolgens onze aanpak moest worden. Op productniveau zijn we vlot aan de slag gegaan met onderzoek naar de behoeftes van eventmanagers, de bestaande mogelijkheden in de markt op het gebied van online events en vervolgens de ontwikkeling van nieuwe diensten. We hebben daarbij goed gekeken naar wat bij Momice past en ontdekten dat niet zozeer de virtuele werelden, maar wel de tv-waardige producties bij ons pasten. We beschikten al over de software om eventwebsites in te richten. Aan onze alles-in-een tool hebben we de mogelijkheid voor livestream en hybride events toegevoegd: Momice Online. Daarnaast hebben we ons opnieuw verdiept in wat Momice precies voor eventmanagers wil betekenen. Oorspronkelijk bieden we eventmanagers ondersteuning door middel van software voor eventregistratie en communicatie: easy event registration. Onze propositie is door alle nieuwe inzichten veranderd naar ‘de partner voor eventmanagers om meer uit je events te halen’. We willen onze klanten méér bieden, namelijk alle kennis en ervaring van ons en onze klanten samenbrengen om jouw event nog beter te maken. Naast de software als tool of hulpmiddel bieden we al jaren Momice Agency, een team dat jou adviseert en ontzorgt bij de registratie en communicatie. Nieuw is onze uitbreiding van Momice Academy, waar je terecht kunt voor trainingen, webinars en e-books om zelf direct mee aan de slag te gaan. Vanuit deze hernieuwde visie zijn we nog meer kennis gaan delen op basis van onze eigen ervaringen en van klanten via webinars, online en hybride events. Die jas past ons eigenlijk perfect en het verhaal klopt bovendien heel goed met onze ambities. De coronatijd heeft ons in dat opzicht een hele mooie ontwikkeling gebracht. We kunnen nu meer doen voor eventmanagers dan alleen software aanbieden, en meer dan dat er normaal van ons verwacht werd.”

Welke ervaringen neem jijzelf mee van het afgelopen jaar? “Elke acht tot tien jaar komt er wel een crisis voorbij, dat is veel ondernemers bekend. Dit was voor mij de eerste crisis, tot nu toe had ik daar niet eerder mee te maken gehad. Ik ben blij hoe we eruit zijn gekomen maar achteraf gezien had ik graag nog sneller actie willen ondernemen. In dit soort situaties, hoe onzeker het ook lijkt, is de enige manier snel actie ondernemen om er ook snel weer bovenop te komen. Daarnaast realiseer ik me hoe belangrijk het is om extra in te zetten op teambinding en interne communicatie. Als iedereen binnen je team aangehaakt blijft en betrokken is, is dat enorm waardevol.”


Contactloze check-in tijdens live evenementen.


Live, online of hybride? Onlangs gaven jullie een training met tips & tricks en keken jullie naar de uitdagingen van hybride events. Hoe kijk jijzelf naar hybride events, heeft hybride volgens jou de toekomst? “Nee, eerlijk gezegd ben ik daarover sceptisch. Het is duurder en complexer dan een online of een live evenement omdat je eigenlijk meer dan een dubbele productie ontwikkelt. Eén plus één is in dit geval drie (keer zo complex). Ik heb gezien dat je op minstens vier aspecten de flexibiliteit moet hebben, wil een hybride evenement echt meerwaarde bieden boven een online of live variant. Het gaat dan om voldoende budget, het juiste team, de juiste middelen en leveranciers en de gewenste schaalbaarheid (de potentie die het op kan leveren). Als je niet volledig de beschikking hebt over al deze punten kun je het beter niet doen omdat je het daarmee vooral voor jezelf onnodig lastig maakt en de kans op een hoog afbreukrisico groot is.” Het aanbod van platforms om online of hybride events mee te organiseren is enorm. Waarin zijn de mogelijkheden van Momice Online anders dan andere platforms? “In de wereld van online events heb je Software as a Service- (SaaS) en ontwikkelplatforms - de zogenoemde managed partners. Momice Online is een SaaS-platform, waarmee je dus volledig zelf online evenementen kunt inrichten zonder dat wij daar als partij tussen zitten. Bij een managed partner wordt alles op maat ontwikkeld voor een specifiek evenement. Dat is zeker prachtig, maar dan zien het kostenplaatje en de aanlooptijd er ook anders uit. Momice Online biedt veel mogelijkheden om te personaliseren, maar is ook flexibel in te zetten, waardoor de online omgeving niet iedere keer opnieuw gebouwd hoeft te worden. Wij bieden eventmanagers hiermee de techniek om het helemaal zelf te doen, tenzij je onze ondersteuning wilt natuurlijk. Daarnaast is integratie met andere communicatie- en netwerktools mogelijk.


Twee andere punten waar wij ons in onderscheiden zijn communicatie en service. Wij helpen eventmanagers bij het nog beter maken van hun events met praktische tips en tricks en verdiepende kennis op basis van de ervaringen van onze honderden klanten. Als bij een intake blijkt dat ons platform niet het best geschikte platform is, dan zullen we dat ook met je delen en adviseren we in welk platform jouw event beter past. Ongetwijfeld komen klanten voor een ander evenement met de juiste fit dan weer bij ons terug.”



Waardevolle kennis

Momice heeft zich sterk ontwikkeld op het gebied van online events en als kennisplatform. Ook ben je docent bij Master in Event Management en je organiseert nu zelf trainingen. In het afgelopen jaar presenteerde Momice regelmatig online uitzendingen met thema’s in de breedte op het vakgebied van eventmanagers. Welke onderwerpen zijn je daarvan het meeste bijgebleven? “We hebben heel veel mooie gesprekken gehad in die periode, maar één initiatief springt er meteen uit, bedacht door Wouter van Beek (Blue Luna) in samenwerking met een tiental cultuur- en eventprofessionals in maart 2020. Onder de noemer ‘Ruimte om te raken’ ontwikkelden zij initiatieven om mensen te kunnen blijven raken, ook op afstand. Dit resulteerde onder meer in een concept waarbij een tweetal concerten werd georganiseerd met optredens van artiesten voor een iPad-publiek. Naast een algemene livestream van het concert kon publiek inbellen om via een iPad op een virtuele stoel in de zaal het concert bij te wonen. Daarmee krijg je als toeschouwer het gevoel dat je er echt bij bent, en de artiest staat niet voor een lege zaal. Naast de artiesten werkte hieraan zo’n 30 man technisch personeel belangeloos mee. Dit vond ik enorm inspirerend en is voor mij tekenend voor de inventiviteit, creativiteit en de veerkracht van eventprofessionals om continue in te spelen op veranderingen in het vakgebied.

Een totaal ander thema dat me is bijgebleven, is hoe belangrijk de relatie met je doelgroep is en dat je deze moet blijven voeden. Zeker op het moment dat je doelgroep kritischer wordt in de keuze welk event zij echt willen bezoeken. Dan zullen ze sneller voor een interessant thema van een organisator met een goede reputatie en verstandhouding kiezen, dan voor een onbekende organisator waarvan je als deelnemer niet weet of het bezoek het waard is. Tijdens één van de virtuele huiskamergesprekken sprak ik met Denis Doeland (DDMCA) en Marcel Pantera (Treat-Amsterdam). We ‘strijden’ allemaal als organisator om de aandacht van onze doelgroep en hebben te maken met veel concurrentie. Dus het is van belang jouw doelgroep goed te kennen en doorgronden en daar heel specifieke programma’s voor te schrijven.”


Links: Virtuele huiskamergesprekken met Rutger Bremer (l), Parcel Pantera (r) en Denis Doeland (o). Rechts: webinar Hybride events met Rutger Bremer (l) en Thomas Mulder (r).

Inzichten uit de branche

Uit al die gesprekken, webinars en masterclasses ontvang je veel input vanuit de markt en krijg je zicht op de uitdagingen die bij eventmanagers spelen. Wat speelt er zoal? “Grofweg zijn er twee groepen. Een ervan zegt: ‘Live, ja graag terug!’, waarbij Momice als registratietool wordt gebruikt voor contactloos inchecken bij live events. Een recent voorbeeld hiervan is NXTMICE. Een tweede groep heeft online events volledig omarmd. Ze organiseren live events als dat kan, en als dat de beste vorm is voor het doel dat zij met hun evenement willen bereiken. Daarnaast zien ze de online events echt als uitbreiding van de vaardigheden van een eventmanager. Deze tweede groep is nu ook die ook openstaat voor hybride events en daar actief mee aan de slag is, of onderzoekt wat de mogelijkheden zijn. Door de online ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden zie je dat eventmanagers kritischer worden, ze willen meer controle op de inhoud en sprekers van het programma bij live events. Ook bij de inrichting van live events wordt de interactie aangescherpt en wordt er gekeken naar andere vormen van interactie en communicatie.” Veranderen daarmee ook de vragen die door jullie klanten gesteld worden? “Zeker, wij merken dat er meer technisch-gerelateerde vragen zijn en dat er ook meer verzoeken binnenkomen voor de ondersteuning en begeleiding van (online) events. Er komen zelfs verzoeken binnen om de volledige livestream te verzorgen, maar zover gaan we niet. Op dit moment ligt onze focus op het verder ontwikkelen van de software en extra diensten bij Momice.”

 

"Als iedereen binnen je team aangehaakt blijft en betrokken is, is dat enorm waardevol.”

 

Focus op de toekomst Na al deze ontwikkelingen en nieuwe diensten van het afgelopen jaar, is er inmiddels ook weer zicht op een nieuwe strategie voor Momice? “Zojuist hebben we een nieuwe visie tot 2023 bepaald, deze presenteren we deze periode ook aan het team en daarom kan ik nog niet te veel zeggen over onze plannen en ambities. Maar wat voor ons wel heel helder is, is dat we door corona nog scherper op het netvlies hebben staan waar Momice meerwaarde biedt voor eventmanagers. Dat heeft voor ons geleid tot een wijziging in onze propositie waarbij kennisdeling nog meer centraal staat. Daarnaast blijft Momice software de basis van onze diensten. Die software zullen we de komende periode verder ontwikkelen en uitbreiden met nieuwe slimme oplossingen.


Eén van die mogelijkheden kan ik al wel verklappen: we bieden eventmanagers al jaren een blauwdruk, de Event Blueprint, een stappenplan om ervoor te zorgen dat je evenement van begin tot eind helemaal goed ingericht is en je geen stappen overslaat in het proces. Uit eigen ervaring heb ik gemerkt dat als je je eventdoelstellingen en strategie niet helder hebt, de processen inefficiënt worden en de kans op fouten groter is. Denk aan het succes bepalen met je opdrachtgever en team, de briefing naar sprekers en betrokkenen, maar ook de meetbaarheid en evaluatie van je doelstellingen. Of wanneer iemand met een aanvullend idee komt gedurende het proces en je het eigenlijk nergens aan kunt toetsen. Die methode delen we al langer als gratis beschikbare tool maar die gaan we binnenkort integreren in de Momice software. Daarmee krijg je als eventmanager tips en tricks tijdens het inrichten van je evenement. Dat helpt je als eventmanager om je events nog beter te maken.”


Wil je meer weten over Momice Online? Check dan ook dit artikel of kijk op momice.com voor meer informatie.


 

Tekst: Annemieke van Hees, Genootschap voor Eventmanagers

28 weergaven