Circulair evenementen organiseren



In het circulair paviljoen CIRCL (Zuidas, Amsterdam) vond op woensdag 3 juli het event ‘Circulair evenementen organiseren’ plaats. Bij bedrijven, overheidsinstellingen en evenementenlocaties groeit de aandacht voor duurzaamheid, maar voor de transitie naar circulair moeten nog veel stappen worden gezet.

Geen afval, minder CO2 en zuiniger omgaan met onze slinkende voorraad grondstoffen. Het zijn de belangrijkste vooruitzichten van de circulaire economie. “Circulair is een overtreffende trap,” zegt directeur van het Genootschap voor Eventmanagers Dirk Prijs aan het begin van de middag. Het gaat een stap verder dan duurzaamheid en recycling.

Circulair betekent dat materialen zo lang mogelijk herbruikbaar moeten worden; er ontstaat een kringloop waarin alles dat wordt gebruikt uiteindelijk weer terugkomt in de keten. Waar staat de eventmanager in dit geheel? Aan de ene kant van de keten staan de leveranciers waarmee wordt gewerkt en aan de andere kant de bezoekers van de evenementen. Bij het organiseren van een circulair evenement komt meer kijken dan enkel lokale en duurzame leveranciers inschakelen en nadenken over het afval dat tijdens het event kan ontstaan. Ook moet een eventmanager zich bijvoorbeeld afvragen hoe de bezoekers naar de event-locatie komen en of voor het vervoer klimaatneutrale alternatieven mogelijk zijn.


CIRCL

Na de introductie, is het woord aan general manager Marjan Oosting van CIRCL. CIRCL is een circulair gebouw en ontwikkeld als initiatief van de ABN Amro. Naast het restaurant en rooftopbar, is het een locatie voor lezingen, debatten, congressen en evenementen. Het gebouw is geïsoleerd door het gebruik van vezels uit 16.000 ingezamelde jeans en voorzien van een lift die eigendom van de fabrikant blijft en betaald wordt op basis van gebruik. Mocht het gebouw ooit worden afgebroken dan is alles volledig te hergebruiken, zo vertelt Marjan. In het restaurant en de bar worden producten geserveerd die van circulaire productleveranciers afkomstig zijn. Er wordt vooral met groente gewerkt (vis en vlees worden wel geserveerd) en er wordt ook aan zo min mogelijk voedselverspilling gedaan: alles wat overblijft in de keuken wordt hergebruikt of voedselresten worden omgezet tot compost. De bedrijfsvoering van CIRCL is vandaag de dag voor 65 tot 70 procent circulair, aldus Marjan. Vanaf 2025 willen ze dit hebben opgevoerd naar 95 procent.


Circulaire Beurs

Daarna is het woord aan de experts Maurice Goudsmith (Rijksdienst Ondernemend Nederland) en Marcel Collignon (Sustainable Change), en de aanwezigen. Onder leiding van Yes! We Connect gaan ze met elkaar in gesprek.


Het organiseren van circulaire evenementen begint volgens de experts met het in kaart brengen wat er standaard wordt verbruikt tijdens evenementen. Als dit inzichtelijk is, kunnen er stappen vooruit worden gezet. Volgens Maurice is het ook belangrijk dat een circulair evenement vervolgens impact heeft en dat het gedachtegoed blijft hangen bij de bezoekers: zorg er dus voor dat bezoekers ook aan het nadenken worden gezet over duurzaamheid.


Maurice werkt bij de Rijksdienst Ondernemend Nederland (onderdeel van Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) en is verantwoordelijk voor het afval- en grondzorgmanagement van de Rijksoverheid. Samen met Marcel organiseerde hij in november 2018 de Circulaire Beurs waar uiteenlopende circulaire productleveranciers hun producten presenteerden. Het doel was om bezoekers – met name beleidsmakers en ambtenaren die zich richten op inkoop bij overheidsinstellingen – te inspireren om op een andere manier te gaan kijken naar hun inkoopproces. Daarnaast was de beurs zo circulair mogelijk opgezet.


Het opzetten van een circulair evenement is vaak duurder, bekent Maurice. Hiermee haakt hij in op een belangrijk vraagstuk dat herhaaldelijk ter sprake komt. “Een eventmanager wordt meestal op de kosten afgerekend en niet op duurzaamheid”, stelt één van de aanwezigen. “Je ziet dat er een zekere vrees is om circulair in te kopen omdat wordt verwacht dat het duurder is en de kwaliteit slechter”, zegt Maurice.


Hij benadrukt dat eventmanagers niet altijd op zoek hoeven naar nieuwe leveranciers die duurzame producten aanbieden en zich inzetten om voedselverspilling volledig te voorkomen. Het gesprek kan ook worden aangegaan met huidige leveranciers om samen te bekijken of bijvoorbeeld ‘zero waste’ op een evenement mogelijk is. Soms biedt een cateraar of AV-bedrijf al duurzame opties aan, maar wordt er geen gebruik van gemaakt terwijl het misschien wel voor dezelfde prijs kan worden afgenomen, aldus Maurice.


Bij veel bedrijven en overheidsinstellingen groeit de aandacht voor duurzaamheid en circulair. Deze organisaties zijn misschien ook bereid om de prijs te betalen om de ontwikkeling aan te jagen, stellen de experts. Om impact te kunnen creëren bij de bezoekers van het evenement, moeten eventmanagers hun opdracht- of werkgever goed bevragen wat zij willen, aldus Marcel. Wat willen ze uitstralen en waar willen ze de aandacht op leggen? Daar zijn soms kosten aan verbonden, maar het sluit wel aan bij de ambities.


Toch ligt het bij sommige organisaties juist op de schouders van de eventmanagers om de bewustwording aan te jagen. Op dit vlak klinken uiteenlopende geluiden tijdens de middag:

“Ik moet hier persoonlijk mee aan de slag want mijn werkgever is hier nog niet mee bezig.”

“Klanten of werkgevers vragen erom, of verwachten het zelfs.”

Boekentip over de circulaire economie van Xander Kotvis:

Kate Raworth, Doughnut Economy (2017)

Waarom circulaire evenementen?

Na de pauze gaan de aanwezigen in groepen in gesprek over twee vragen, waarvan de eerste luidt: Waarom zou je een event circulair willen organiseren? Aan tafel worden verschillende antwoorden geformuleerd. Het wordt beschouwd als een noodzakelijke ontwikkeling vanuit milieuoverwegingen en voor natuurbehoud. Door ermee aan de slag te gaan, kun je als organisatie bovendien ook anderen inspireren en een voorbeeld zijn.


Het wordt ook door sommige aanwezigen gezien als een mogelijke investering: het hergebruik van producten kan op langere termijn wellicht een kostenbesparing opleveren. Tot slot komt weer ter sprake dat er ook een toenemende vraag naar is: het wordt een speerpunt van steeds meer organisaties om te verduurzamen of zelfs circulair te worden.

Ondanks dat sommige opdracht- en werkgevers dus wel verwachten dat evenementen duurzaam en circulair worden georganiseerd, zouden veel eventmanagers voor de uitvoering een concrete checklist willen hebben. Dit komt ter sprake bij de tweede vraag: Wat hebben eventmanagers nodig om circulair door te voeren in de evenementen die worden georganiseerd? Ook wordt de conclusie getrokken dat niet alleen de eventmanagers, maar de hele keten van leveranciers tot aan bezoekers meer kennis moet krijgen van wat circulair is en hoe het toegepast kan worden. “We moeten samen op weg”, klinkt het. “Nu staat of valt het nog vooral door de creativiteit van de eventmanagers.”


DGTL

Als afsluiting van het programma geeft revolution-manager Xander Kotvis van het Amsterdamse festival DGTL (NDSM-werf) een presentatie. DGTL heeft als doel om in 2020 het eerste circulaire en klimaatneutrale festival ter wereld te zijn. Het festival won nationale en internationale prijzen voor hun duurzaamheidsstrategie en de organisatoren mochten zelfs begin van dit jaar de prijs voor meest duurzame festival wereldwijd in ontvangst nemen.


Het festival toont wat mogelijk is. Inmiddels bestaat DGTL zeven jaar en zijn er per editie ca. 45.000 bezoekers; het festivalconcept is daarnaast ook geëxporteerd naar steden als Madrid, Barcelona, Tel Aviv, Sao Paula en Santiago. “Onze duurzaamheidsfilosofie is gestoeld op het idee dat wij als festival een bijzondere rol hebben. Wij voelen de verantwoordelijkheid en willen ook een beeld schetsen van hoe evenementen in de toekomst georganiseerd kunnen worden”, zegt Xander. “Bezoekers, artiesten en leveranciers moeten allemaal iets meekrijgen van het verhaal.”

Xander legt uit dat er drie belangrijke stappen zijn voor eventmanagers die hun evenementen circulair willen organiseren:

  1. Onderzoek de impact die je hebt. Doe een nulmeting want je kunt geen verandering meten als je niet weet waar je in het begin stond.

  2. Maak de impact visueel.

  3. Zoek naar interventies waarmee je de punten die de grootste impact hebben, kunt veranderen.

Hij benadrukt dat relatief kleine veranderingen op de punten waar sprake is van veel verspilling, soms een grote impact kunnen hebben. Dit zijn zogenaamde leverage points.


Alle aanbevelingen op een rij:

  1. Breng in kaart wat het verbruik is tijdens events.

  2. Praat met opdracht- en werkgevers over wat ze belangrijk vinden.

  3. Ga in gesprek met leveranciers over de mogelijkheden om zonder afval (zero-waste), circulair en duurzaam een event te organiseren.

  4. Als leveranciers niet meegaan in de transitie, stap op gegeven moment over naar duurzamere leveranciers.

  5. Circulair betekent niet dat je altijd voor een meer milieuvriendelijk alternatief gaat, soms kan het ook betekenen dat je bepaalde dingen weglaat.

  6. Richt je niet alleen op het verduurzamen van het event en de locatie, maar denk ook na over mobiliteit en de bezoekersstomen. Zorg dat hiervoor uiteindelijk ook duurzamere alternatieven mogelijk zijn.



Tekst: Anika van de Wijngaard

De Eventmanager

Over ons

Privacy Statement

  • LinkedIn Social Icon
  • Facebook
  • Instagram