Danceproductie van wereldformaat in Jaarbeurs Utrecht
Crowdcontrol, logistiek, productie en techniek: de eventplanning van een danceproductie als A State of Trance is omvangrijk en reikt veel verder dan de programmering of ticketsale. ‘Al 2 jaar van tevoren wordt bijvoorbeeld met NS afgestemd dat er in het weekend van A State Of Trance (ASOT) op Utrecht Centraal geen groot onderhoud aan het spoor wordt gepland die de doorstroom van zo’n 22.000 bezoekers met de trein zouden kunnen hinderen.’ vertelt Niek Krebbers, Salesmanager bij Jaarbeurs.
‘Elk dance-evenement is anders en daarmee
ook het gedrag van het publiek.’
ASOT past voor Jaarbeurs in een veelkleurig palet van de verschillende evenementen die zij faciliteren. Hoewel de locatie oorspronkelijk bedoeld is voor beurzen met vooral veel vierkante meters en weinig isolatie-eisen, is Jaarbeurs ook geschikt voor grote dance evenementen zoals Thunderdome (45.000 bezoekers) en A State of Trance (35.000 bezoekers). Het is echt uniek dat Jaarbeurs middenin het centrum van Utrecht ligt en dit soort evenementen kan faciliteren. Uiteraard worden er de nodige maatregelen getroffen die mogelijke geluidsoverlast tegengaan. Ook staan er geen dj’s geprogrammeerd in de hallen aan ‘woonzijde’ van Jaarbeurs.
Voor de programmering wordt er zeer nauwkeurig rekening gehouden met de capaciteit van de verschillende hallen. Elk dance-evenement is anders en daarmee ook het gedrag van het publiek. Waar het publiek van ASOT speciaal voor Armin van Buuren komt en dus ook graag dat optreden wil zien, ligt een uitdaging in de spreiding van het publiek. Met 17.000 is het maximum van de grootste zaal bereikt, maar er zijn wel 35.000 mensen die voor Armin komen. Het optreden van Armin op het hoofdpodium, met een mobiele set ook op andere plekkente programmeren, krijgt elke bezoeker toch de gelegenheid hem te zien optreden.
‘Speerpunten dit jaar zijn de verduurzaming van afvalstromen en het aanbieden van minder vlees.’
‘Inmiddels organiseren we dit evenement sinds 2010 met onze partner Jaarbeurs. Door onze ruime ervaring met deze producties van wereldformaat weten we precies wat werkt en wat niet’ vertelt Maarten Hoogland, Head of Technical Department bij ALDA. ‘We vinden het bijvoorbeeld heel belangrijk om een optimale bezoekersservice te leveren. Daarom hebben we in Jaarbeurs enkel voor de entree, VIP-entree en de lockers drie aparte hallen gereserveerd. Als bezoeker kun je dan namelijk direct naar binnen en hoef je niet buiten te wachten. Stel dat het regent en je zou moeten wachten, dan is eigenlijk meteen je avond verpest. Dit kun je dus gemakkelijk oplossen met een ruimere entreehal zodat niemand buiten hoeft te wachten.
Tegelijkertijd werken we continu aan elementen die we nog kunnen verbeteren. Speerpunten in de ontwikkeling van het evenement dit jaar zijn de verduurzaming van afvalstromen en het aanbieden van minder vlees in de foodcourts.
Een ander voorbeeld is de routing en signing. Mensen gedragen zich als kuddedieren en volgen degene die voor hen staat. Zo merken we dat er vaak veel drukte ontstaat bij de eerste toiletten en muntuitgifte punten. Ondanks dat er op diverse andere plaatsen extra toiletten zijn geplaatst en uitgifte punten goed zijn vertegenwoordigd, blijven mensen staan. Zelfs met extra bordjes en aanduidingen komen mensen niet in beweging. Sinds vorig jaar werken we met ‘serviceteams’, een groep studenten in die actief bezoekers aanspreekt en naar alternatieven verwijst. Zij houden bovendien hun ogen en oren open om te kijken wat we verder nog kunnen verbeteren.’ ALDA organiseert en produceert dance-evenementen over de hele wereld: van India, Oost-Europa, België en Duitsland tot in de VS. Met een klein team van experts zetten zij een productie op met partners uit de regio. Voor ASOT wordt vaak één zaal ingericht met eenzelfde concept, andere zalen worden aangepast op de lokale (technische) mogelijkheden en in aansluiting op de behoeften van de bezoekers. De internationale aantrekkingskracht van ASOT is groot, bijna 50% van de bezoekers in Jaarbeurs in Utrecht komt uit het buitenland. ASOT is koploper als het gaat om dance-events. En de Nederlanders doen het goed: de productie van dance-events zijn wereldwijd trendsettend.
Achtergrond ASOT A State of Trance is ooit gestart in 2001 als een wekelijkse radioshow door Armin van Buuren met uitzendingen over de gehele wereld. ASOT is in de jaren erna uitgegroeid tot een van de bekendste merken op het gebied van trance muziek met live-events, live streams, video en spin-off events tijdens andere dance-evenementen een eigen platenlabel en merchandise. De radioshow waarbij de nieuwste trancemuziek en stijlen worden geïntroduceerd, staat in het jaarlijks terugkerende evenement in Jaarbeurs nog steeds centraal. Armin van Buuren vertegenwoordigt met zijn inzet en wekelijkse radioshow nog steeds het epicentrum van de trancemuziek. Inmiddels zijn er 41 miljoen luisteraars met 81 verschillende nationaliteiten. Op 15 februari 2020 vond alweer de 6e editie in Jaarbeurs plaats.
Exclusief voor leden van GvE
Een select aantal leden van het Genootschap voor Eventmanagers bracht op 14 februari 2020 een bezoek aan de Jaarbeurs tijdens de opbouw van ASOT.
Tekst: Annemieke van Hees